中投咨询公司咨询项目档案整理及数字化
咨询项目档案整理及数字化
一、项目基本情况
中投咨询有限公司为国投集团下属的专业项目咨询公司，具有国家发展和改革委员会颁发的综合类甲级咨询资格，是国家发展和改革委员会认可的可承担国家发展和改革委委托咨询评估任务的35家咨询机构之一。中投咨询与国家宏观经济主管部门和国务院有关部委及监管机构等政府部门保持着密切联系，与中央和地方大企业集团及有关的行业协会、国际大型跨国公司等机构有着良好的业务关系。
本次项目实施前，预计需要进行整理和数字化的档案主要包括：1、项目咨询档案：有案卷目录的为317卷；无案卷目录的为35箱、历史资料3箱，预计每箱10卷，共294卷。2、文书档案：2004－2014年，共11个年度；共约2165件21650页。
二、项目执行和完成情况
2.1项目完成情况
2016年10月9日昕飞扬进驻现场后，首先依据国家档案局关于2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》DA／T22-2015和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》国家档案局第10号令（2013）规定,对咨询公司提供的实体文件材料进行了认真梳理。
其次，昕飞扬依照《国家开发投资公司档案管理规定》和《中投咨询有限公司档案管理办法》，对实体文件材料按文种进行了筛选和分类，并剔除以下文件：1）重份文件（本单位的发文及部分收文的重份文件）；2）非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料；3)未生效文件（本单位起草的未成为正式文件的稿本等）。按文种（收、发、签、纪要等）顺序排列、组件，鉴定文件保管期限、编号、并给每件文件加盖归档章、填写归档章内容、打印卷内目录、备考表、装订、著录、装盒、装裱档案盒封面、脊背、上架等。
最终，经过双方共同努力，克服重重困难，档案整理工作圆满完成；共计筛选各门类文件材料35989 份，整理各门类档案29902 件，输入和完善了1993年至2016年的档案数据库。累计25298件、图纸4604张，筛选不需归档文件、重复性文件、涉密另存文件、封总历史资料等共6087件。各门类档案的归档率、完整率、准确率均达95%以上。其中：
1、完成了文书档案归档3397件，录入3397条，扫描50318页；合同档案归档832件、录入832条，扫描7897页；三会文件归档３１０件；录入３１０件，扫描１６１１页；资质文件归档６５件，录入６５条，资质档案不扫描。
2、投资咨询项目档案 749卷，其中永久档案536卷、7089件、定期30年档案 213卷、2439件，共扫描74331页。招投标项目档案 1257卷，15770件，扫描了77624页。实现了咨询公司档案管理的预定目标。
2.2项目实施周期及人员配置
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本项目自2016年10月9日正常启动，于2017年6月30日结束。共计用时约为8个月。项目计划人员为9人，其中档案整理及数字化人员6人，专家1人，咨询公司2人配合。
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项目前期由于档案收集中不齐全、不及时，并且咨询公司搬家等原因现场初期安排包括专家共3人。
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咨询公司搬家后，以自然月计算，项目投入人员最少时为5人，最多时投入为10人，以上人员不含咨询公司2名配合人员。
2.3项目档案存在的问题
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部分招投标文件不完整，如：缺少客户满意度调查表、委托 函或为传真复印件；
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部分招投标代理文件内容不符（不对应）；
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个别归档文件中标单位与投标单位（不对应）；
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部分中标通知书、招标服务费通知单、招标结果通知书、不全或为复印件、传真复印件；
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部分项目只有评标报告，未见招标文件；
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招标文件项目与评标报告项目不对应，（招标编号相仿，如:ZTZX-ZB_2013-46-01与ZTZX-ZB_2013-40-01）在同一个卷盒内；
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缺招标文件澄清文件确认附件；
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部分咨询项目档案缺少委托协议。
2.4档案整理及数字化过程中的难点
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档案存放地点不集中，整理过程中不可一次集中处理。
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项目前期档案收集工作不及时，导致加工人员待工并减少，影响工期。
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档案基础工作非常差，不同年度、项目、类别的档案放在同一卷中，并且同一项目的档案无前半部分，只有后半部分（例如一个项目共8盒，只有后四盒）。
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档案整理过程中，大量重复文件、不需归档文件掺与其中，整理时挑选出来，并做登记汇总。
2.5完善档案管理的建议
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把档案工作列入相关岗位责任制考核项目。
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做好档案的收、发工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；逐步使档案工作走上规范化、制度化轨道。
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应开发和利用好档案。积极主动为现实工作提供参考、借鉴、凭证。同时积极对档案信息资源加以开发，使之为领导决策提供依据。
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项目案档一般周期比较长，注意收集及时，保管妥善。
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加强档案库房管理做好防盗、防光、防火、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫的档案库房“八防”的安全防范工作，做好档案库房温湿度记录。
三、项目验收情况
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