海南实华嘉盛公司装置档案整理及数字化项目

8万吨/年催化干气制乙苯/苯乙烯装置项目档案整理及数字化

一、项目基本情况

        海南实华嘉盛化工有限公司为海南炼化下属的一个合资公司，主要利用海南炼化280万吨/年重油催化裂化产出的价格低廉的干气，采取稀乙烯法制乙苯/苯乙烯。作为稀乙烯法制乙苯/苯乙烯技术的典型代表，实华嘉盛8万吨/年催化干气制乙苯/苯乙烯装置从2006年开工以来，但由于目前嘉盛化工的项目档案没有数字化，查询使用不方便，并且档案存放在临时建筑物中，原件的保管条件差，有丢失损坏的风险。海南炼化公司建议其实施档案信息化软件系统并做数字化，完成档案电子图像的长期保存和利用，最大程度地实现对档案实体的保护。同时挂接到单机版档案管理系统中进行利用，统一管理该项目档案。
         实华嘉盛8万吨/年催化干气制乙苯/苯乙烯装置的项目档案，正副本合计大概2000盒（卷），其中正本装在45个档案铁皮柜中。每个柜子存放档案约20盒（卷）。

二、项目执行和完成情况

        昕飞扬从2017年3月26日开始，以于淑涛为业务专家的4人工作团队进驻项目现场开始工作，并于2017年7月12日正式验收。在项目期间，首先昕飞扬按照海南炼化和中石化档案整编要求，对原有已组卷的档案的组卷情况进行重新梳理，不满足要求的重新整编组卷；尚未组卷的文件资料进行整编组卷。然后对所有纸质版档案的目录进行录入、原件扫描转换为电子版文档，并上传链接到档案管理系统中，实现档案数字化管理，便于业主查询和利用。具体工作如下：

2.1.整理工作

        首先，与业主一同逐卷进行工作对接。交接核对过程中，主要是检查档案是否齐全、完整，对缺省的重要文件、附件以及无原件的文件列出详单，及时反馈给业主进行收集、归档；二是依据对接情况制定较为详细的工作计划，确保日后工作顺利开展；三是对原有档案的组卷情况进行梳理，不满足要求的重新整编组卷；四是对原有案卷进行拆装、复原；五是对未打码、装订的文件进行打码、装订（页数少，用曲别针、文件夹装订；页数多，用三孔一线装订）；六是打印输出封面、卷内目录、备考、脊背及案卷目录、部分全引目录等，共计8574张；七是更换破损档案盒。
        通过核查增补了21卷、3083页。即：前期文件1卷、设计文件7卷、施工管理文件6卷、交工技术文件及竣工图3卷、试生产准备1卷、预结算文件5卷、竣工验收文件1卷；替换部分复印件、补齐了部分文件425页。
截止6月30日共形成正卷971卷、105513页，录入条目：19208条，扫描92705页，光盘20张、73G；副卷909卷。

2.2.扫描工作

        扫描工作严格按合同约定，合格纸张使用高速扫描仪进行扫描，不能拆卷的使用零边距扫描仪，大幅面图纸使用Contex SD3690+工程图纸扫描仪。扫描文件进行了OCR数据处理，存储为彩色PDF格式，分辨率300dpi。且扫描文件质量经业主确认后批量扫描。

2.3.录入工作

        录入条目工作采取实体与原有纸质目录对照线下集中著录的方式。按合同要求，案卷级字段：18个，文件级字段11个。考虑该项目档案有可能移交至海南炼化公司档案室，故案卷级增加14个字段，与中石化数字化档案平台中的档案目录字段保持同步，满足日后需求。

2.4.数据链接

        分别上传录入数据及扫描文件数据，单机版软件系统中数据一一对应无误，确保了后期管理和查询。

2.5.数据备份与交接

        原文数据、系统恢复数据各备份2套，其中，1 套光盘脱机存储，共计20张、73G；另1 套数据在另一台电脑存储备份。
        2017年6月28日，整编后的档案原件全部移至新库房。7月10日正式办理交接手续，一式2份。

2.6.增值服务

         一是普及档案专业基础知识及管理知识。二是按业主全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容、形成特点，拟写了《海南实华嘉盛化工有限公司档案分类规则》。三是指导业主对收集的各类档案进行分类、整理、录入、立卷、打印、上架等。对该公司日后档案管理工作走向正轨打下基础。

三、项目验收情况